+41 (0)24 485 26 66 info@tornaysa.ch

Bien piloter son déménagement d’entreprise

Déménagement des bureaux d'une entreprise
Déménager une entreprise demande de l’anticipation et une certaine organisation

Déménager une entreprise est une opération délicate. Idéalement, l’entreprise doit pouvoir continuer à exercer son activité et servir ses clients tout au long du processus de déménagement. Il en va de sa santé financière et de son image de marque. Petite structure ou grande société, voici nos conseils pour réussir le transfert de vos bureaux.

Choisir une entreprise de déménagement

La première étape de votre déménagement d’entreprise consistera à évaluer le prix du déménagement. Vous allez donc demander des devis à des déménageurs.

Exigez un rendez-vous sur place pour être certain que les professionnels puissent estimer correctement le volume de votre déménagement. Insistez aussi sur le respect des délais en mentionnant les risques pour votre entreprise.

Conseil : Réalisez un inventaire de tous les biens de l’entreprise et pensez à leur utilisation future. Parfois, il est préférable d’investir dans du nouveau mobilier que de déménager des meubles vieillissants.

Comparer les services entre les sociétés de déménagement

Quel déménageur choisir pour transférer ses bureaux ? Nous vous conseillons de comparer les services proposés par chaque déménageur :

  • Tarif du déménagement
  • Expertise dans le déménagement d’entreprise
  • Nombre de déménageurs mis à disposition
  • Assurances
  • Matériel : (monte-meuble, piano plan, camion de déménagement, cartons…)
  • Options et conditions générales
  • Gestion des déchets

Planifier son déménagement d’entreprise

L’organisation est la clé du succès d’un déménagement d’entreprise. Établir un planning en fonction des impératifs liés à votre activité est important. Si votre société dispose d’une équipe de facility management, c’est elle qui sera en charge de :

  1. Assurer la logistique : Une équipe chargée du projet de déménagement doit être désignée. C’est elle qui suivra les consignes de la direction d’entreprise et qui s’assurera du bon déroulement de toutes les étapes du déménagement. Elle devra entre autres, faire en sorte d’avoir des ressources humaines et du matériel en suffisance.
  2. Piloter le déménagement : L’équipe de facility management assure le lien entre l’entreprise et les déménageurs. Ce sont ses membres qui détermineront les étapes du déménagement. Les déménageurs pourront aussi donner des conseils sur les mesures à prendre ou le matériel à utiliser en fonction du mobilier de bureau, des machines, du matériel informatique ou des archives et documents à transporter.
  3. Assurer le lien entre les services et la hiérarchie : L’équipe de facility management ou en charge du projet de déménagement de l’entreprise s’assure que la communication autour du sujet est bien comprise par les salariés. Elle devra veiller à ce que chacun fasse ses cartons personnels dans le respect des délais afin de faciliter le travail des déménageurs qui eux, se chargeront de la mise en carton, du démontage de meubles, du transport d’un bâtiment ou d’une aile de bâtiment à l’autre…
  4. Assurer la sécurité lors du déménagement : Confidentialité de certains documents, précautions à prendre contre la perte ou le vol de matériel ou de cartons, contrôle des allées et venues dans le bâtiment. Le déménagement d’une entreprise est une période lors de laquelle il est important de renforcer le système de sécurité. L’équipe projet devra collaborer avec les agents de sécurité afin de mettre au point un système de surveillance performant : rondes, horaires des déménageurs par département ou bureau, mise en place d’une procédure de contrôle…

Le déménagement des archives

Déménagement des archives d'une entreprise
Attention à ne pas égarer de documents importants lors du déménagement des archives d’une entreprise

Déménager les archives physiques peut être l’une des premières étapes. Aujourd’hui, la plupart des dossiers sont informatisés et les archives papier, si elles existent encore dans l’entreprise, sont peu consultées. Il n’y aura donc aucun impact sur l’activité des salariés si elles quittent le bâtiment dès les premiers jours du déménagement.

Pour déménager les archives en papier, il est conseillé de :

  1. Trier et détruire les documents confidentiels non utiles : le déménagement est aussi le moment de détruire les documents dont l’entreprise n’a plus l’utilité. Pour cette étape, il est préférable d’avoir recours à des entreprises de destruction de documents confidentiels. Certaines détruisent ces documents sur site, ce qui est rassurant pour l’entrepreneur ou la direction.
  2. Scanner les archives : Le déménagement d’archives est le moment de scanner les documents papier pour les transformer en archives numériques.
  3. Classer les documents : Les cartons devront être bien étiquetés afin de pouvoir assurer le transfert et le rangement des archives sans perte de temps.

Conseils : Pour bénéficier d’un gain de place sur site, la location d’un espace de self-stockage pour conserver les archives physiques de votre entreprise est une solution à considérer.

Le transfert de bureaux

Le transfert des bureaux s’effectue en dernier. Souvent, les grandes entreprises en profitent pour changer le mobilier. Les meubles actuels sont donc destinés à la revente ou au recyclage. Si ce n’est pas le cas, il est impératif de respecter le planning de déménagement et d’en informer les travailleurs. Chaque bureau, chaque chaise, chaque ordinateur devra être muni d’un code-barre pour faciliter l’emménagement dans les nouveaux locaux d’entreprise.

Le déménagement pour les industriels

Le transfert des machineries de sites industriels demande des compétences et du matériel particulier pour déménager :

  • Les machines lourdes
  • Le matériel de technologie de pointe
  • Les matériaux chimiques ou dangereux
  • Les machines médicales
  • Les compresseurs, climatisations…

Veillez à ce que l’entreprise de déménagement possède bien toutes les autorisations nécessaires et les EPI (équipement de protection individuelle) pour transporter ce genre de machines ou de produits chimiques.

Le transfert du parc informatique

Le transfert du parc informatique est une étape cruciale et délicate. Elle sera très certainement la dernière phase de votre déménagement. Elle doit être assurée par votre équipe IT ou par votre prestataire de services informatiques. Il faudra débrancher tous les serveurs et les réinstaller dans le nouveau local technique. Ensuite, il faudra procéder aux connexions informatiques.

Enfin, pensez à réaliser toutes les démarches administratives liées au déménagement de votre entreprise. Votre comptable peut vous aider dans vos démarches administratives et légales, surtout pour un déménagement international.