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Raisons économiques, réaménagement de locaux, restructuration, relocation de certains services, stockage externe des archives, sinistres, etc., autant de motifs qui poussent une entreprise à déménager ses bureaux. Voici quelques étapes à ne pas oublier pour organiser un déménagement d’entreprise en toute sérénité.

  1. Comment organiser la logistique pour un déménagement de bureaux ?
  2. L'humain au cœur du déménagement d'entreprise
  3. Le déménagement de bureaux est programmé, je fais quoi maintenant ?
  4. N’oubliez pas les démarches administratives !

Comment organiser la logistique pour un déménagement de bureaux ?

Emballer ses affaires et étiqueter ses cartons est la clé d'un déménagement de bureaux
Un déménagement de bureaux se prépare à l’avance et méticuleusement

Déménager les locaux d’une entreprise est une tâche assez ardue d’un point de vue logistique. C’est pourquoi la solution la mieux adaptée est de faire appel à des professionnels du déménagement qui pourront prendre en charge le matériel suivant :

  • Meubles volumineux (bureaux, armoires, chaises, etc.)
  • Photocopieuses, déchiqueteurs, etc.
  • Matériel informatique coûteux (ordinateurs, serveurs cloud, écrans, projecteurs, etc.)
  • Archives (souvent fragiles et confidentielles, elles demandent un traitement adéquat pour un transport et un stockage en toute sécurité)

Choisir un déménageur capable de tout gérer

En faisant appel à une société de déménagement, vous aurez l’assurance que le déménagement de vos bureaux sera géré de la meilleure façon possible. Votre matériel sera manipulé avec soin et vous vous éviterez les soucis de logistique. La plupart des entreprises de déménagement proposent des solutions clé en main pour les particuliers et les professionnels. Cependant, toutes ne proposent pas de service sécurisé pour le transport de documents sensibles ou confidentiels.

Insister sur les délais à respecter

Autre point important, si votre déménagement est conséquent et que son déroulement doit répondre à une organisation précise et contient un planning à respecter, choisissez une entreprise de déménagement qui dispose des moyens humains et logistiques suffisants pour répondre à vos besoins. C’est important, surtout si la continuité de votre activité doit se poursuivre durant cette période.

Comparer les devis de sociétés de déménagement

N’hésitez pas à vous renseigner auprès des prestataires de votre secteur avant de choisir votre déménageur. La plupart d’entre eux proposent des offres spécialement conçues pour le déménagement de bureaux, mais tous ne sont pas en mesure d’assurer des gros déménagements.

Conseil : Afin d’obtenir un devis adapté à vos besoins, nous vous conseillons de commencer par dresser l’inventaire de tout le matériel à déménager. Ainsi les entreprises à qui vous vous adressez pourront établir un devis en fonction du volume total contenu dans vos bureaux. Comparez bien les devis et surtout les services qu’ils englobent. Par exemple : est-ce que le nettoyage final est compris dans la prestation ? Si non, il faudra contacter une entreprise de nettoyage.

L’humain au cœur du déménagement d’entreprise

Bien emballer les affaires de bureaux est important.
Classer, trier et ranger…une relocation est un bon moment pour faire de l’ordre dans ses bureaux

Un déménagement d’entreprise, c’est d’abord une affaire d’humains. Ce changement peut affecter de nombreuses vies. Celles de vos employés, celles de vos fournisseurs et celles de vos clients. Afin que tout le monde puisse gérer au mieux ce moment, communiquez efficacement et précisément aux personnes concernées.

Prévenir ses employés

Les personnes directement impactées par le déménagement de votre entreprise sont vos salariés. Afin de les inciter à collaborer au mieux dans ce processus, veillez à les prévenir à l’avance pour anticiper leurs réactions et voir quelles solutions peuvent leur être proposées. Impliquez-les dans ces préparations pour absorber la frustration d’une relocation.

Pour ne pas laisser l’entreprise à l’arrêt pendant plusieurs jours, prévoyez des solutions provisoires, afin d’assurer un service minimum :

  • Location de locaux provisoires (container, maison de chantier, coworking, bureaux, etc.)
  • Télétravail (accès aux documents, matériel pour travailler à domicile, canaux de communication, etc.)

Avertir ses clients

Assurez-vous encore vos prestations ? Si oui, où dois-je m’adresser dorénavant ? Si non, avez-vous une solution de rechange ou dois-je me débrouiller pour trouver un autre prestataire ? Autant de questions que vont se poser vos clients.

Informez-les de votre déménagement et de la suite de leur prise en charge, afin d’éviter de la frustration et des doutes qui peuvent s’ensuivre d’une rupture de contrat.

Conseil : Prévoyez un SAV spécial pour répondre aux interrogations et mettez en place une page dédiée sur votre site internet. Communiquez sur les réseaux sociaux, journaux, radios et tout autre support média sur le pourquoi et l’avancé du projet.

Aviser ses fournisseurs

Pour éviter une rupture de stock, l’envoi de matériel au mauvais endroit ou des téléphones sans réponse, assurez-vous de mettre au courant vos fournisseurs du changement opéré dans votre entreprise et de la marche à suivre pendant et après celui-ci.

Le déménagement de bureaux est programmé, je fais quoi maintenant ?

Le mobilier et les objets sont prêts pour le transport.
Grouper les cartons et le mobilier par service ou par pièce est un bon moyen de s’y retrouver

Une fois que vous avez trouvé la solution de déménagement de bureaux qui vous convient et prévenu toutes les personnes concernées, voici ce que vous pouvez faire pour optimiser le déménagement :

  • Faites un tri dans votre matériel et jetez tout ce qui est inutilisé ou hors d’usage.
  • Rangez les papiers dans des boîtes à archives en n’oubliant pas de les étiqueter.
  • Les équipements informatiques doivent être soigneusement emballés. Si vous ne disposez plus des cartons d’origine, adressez-vous à des professionnels du déménagement pour vous procurer des emballages adaptés (cartons, papier bulle etc.)
  • Certains meubles comme les bureaux , les armoires et les étagères peuvent être démontés afin de gagner de la place dans le camion de transport. Toutefois, n’oubliez pas de bien ranger et de classer les vis pour pouvoir remonter votre mobilier sans soucis.

Conseil : Étiquetez vos cartons : nom de la pièce d’où ils proviennent, nom de l’occupant du bureau, code couleur, numéro de l’étage, nom du service, etc…les possibilités sont nombreuses. Choisissez celles qui vous conviennent le mieux et tenez-vous-y. Le rangement en sera facilité 😅

N’oubliez pas les démarches administratives !

Vous allez déplacer vos bureaux dans de nouveaux locaux ? Voici les démarches administratives qu’il ne faut surtout pas oublier :

  • Résilier le bail et l’assurance de vos anciens locaux
  • Souscrire une assurance pour vos nouveaux locaux
  • Faire le transfert de vos abonnements internet et téléphone
  • Informer votre banque du déménagement de vos bureaux (faites transférer votre compte dans une nouvelle agence plus proche si nécessaire)
  • Informer également tous les services administratifs comme les Impôts, les services industriels, etc.
  • Mettre à jour vos cartes de visite, vos papiers à en-tête, vos signatures mails, votre site web et tout autre moyen de communication
  • Prévenir vos clients et fournisseurs de votre changement d’adresse
  • Faire suivre votre courrier

Grâce à ce petit guide, vous avez désormais une petite check-list des points à ne pas oublier lorsque vous allez préparer le déménagement de vos bureaux. Nous espérons que ces petits conseils vous aideront dans vos démarches et nous vous souhaitons un déménagement réussi.

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